Jawność wynagrodzeń i niedyskryminująca rekrutacja po 24 grudnia – przewodnik prawny dla HR

Zbliżająca się data 24 grudnia to nie tylko Wigilia, ale w tym roku również termin wejścia w życie kluczowych zmian w Kodeksie pracy, które rewolucjonizują podejście do informowania o wynagrodzeniach. Nowe przepisy, będące wstępem do pełnej implementacji unijnej dyrektywy o luce płacowej, nakładają na pracodawców szereg nowych obowiązków informacyjnych już na etapie rekrutacji.

Czy Twoje ogłoszenia są neutralne płciowo? Czy wiesz, jakie składniki wynagrodzenia musisz ujawnić kandydatowi? I wreszcie – czy Twój system ATS jest gotowy na dokumentowanie tych procesów w razie kontroli lub roszczeń?

W tym artykule, opartym na eksperckiej wiedzy r. pr. dr Dominiki Dörre-Kolasy, partnerem w kancelarii Raczkowski, omawiamy praktyczne aspekty wdrażania niedyskryminującej rekrutacji. Dowiesz się:

• jak definiować „osobę ubiegającą się o zatrudnienie”,
• co dokładnie wchodzi w skład informacji o wynagrodzenie,
• jak bezpiecznie prowadzić negocjacje płacowe.

To kompendium wiedzy dla wszystkich rekrutera, który chce działać zgodnie z prawem i budować transparentny wizerunek pracodawcy.

Zmiany w prawie pracy rzadko bywają prezentem gwiazdkowym, ale w tym roku ustawodawca przygotował dla branży HR paczkę nowych obowiązków dokładnie na 24 grudnia. Choć pełna implementacja unijnej dyrektywy dotyczącej transparentności wynagrodzeń nastąpi dopiero w czerwcu 2026 roku, to najważniejsze przepisy dotyczące etapu rekrutacji wchodzą w życie znacznie szybciej.

Celem tych zmian nie jest biurokratyczne utrudnienie życia rekruterom, ale realne przeciwdziałanie luce płacowej i dyskryminacji. Jak przygotować procesy, ogłoszenia i hiring managerów na nową rzeczywistość? Przeanalizujmy to krok po kroku.

Obowiązki informacyjne pracodawcy: Co się zmienia po 24 grudnia?

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza fundamentalną zmianę w komunikacji z kandydatem. Do tej pory widełki płacowe w ogłoszeniu były „dobrą praktyką”. Teraz informowanie o wynagrodzeniu staje się elementem prawnym procesu, który ma zapewnić kandydatowi możliwość świadomych negocjacji.

Kogo dotyczy nowy obowiązek?

Przepisy mówią o „osobie ubiegającej się o zatrudnienie”. Co to oznacza w praktyce?

• Kandydaci zewnętrzni: Osoby aplikujące z rynku.
• Kandydaci wewnętrzni: Twoi obecni pracownicy biorący udział w rekrutacjach wewnętrznych.
• Rodzaj umowy: Nowe regulacje dotyczą przede wszystkim umów o pracę (choć warto śledzić interpretacje dotyczące B2B w kontekście ryzyka ustalenia stosunku pracy).

Podsumowanie Traffit:
Po 24 grudnia pracodawca ma obowiązek przekazać kandydatowi (zarówno zewnętrznemu, jak i wewnętrznemu) informację o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale. Celem jest umożliwienie kandydatowi podjęcia świadomej decyzji i prowadzenia negocjacji płacowych na równych zasadach.

Czym jest „wynagrodzenie” w świetle nowych przepisów?

Wielu rekruterów zastanawia się, czy podanie samej „podstawy” wystarczy. Odpowiedź brzmi: nie. Zgodnie z nowymi wytycznymi i duchem dyrektywy, pojęcie wynagrodzenia jest znacznie szersze.

Co musisz uwzględnić w informacji dla kandydata?

Informacja o wynagrodzeniu powinna obejmować:

• Wynagrodzenie zasadnicze: Stała miesięczna lub godzinowa stawka.
• Składniki uzupełniające lub zmienne: Premie regulaminowe, premie uznaniowe (jeśli są wypłacane systematycznie), nagrody pieniężne.
• Dodatki: Funkcyjne, stażowe, za pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych czy w święta.
• Prowizje i bonusy sprzedażowe: jeżeli są elementem stanowiska.

Czego NIE musisz wliczać do wynagrodzenia?

Istnieje grupa świadczeń, które nie są traktowane jako wynagrodzenie za pracę i nie muszą być ujmowane w obowiązkowej informacji:

• Benefity pozapłacowe: Karty Multisport, prywatna opieka medyczna, ubezpieczenia grupowe (chyba iż są w pełni finansowane i stanowią formę ukrytego wynagrodzenia).
• Świadczenia z ZFŚS: Wczasy pod gruszą, paczki świąteczne.
• Narzędzia pracy: Laptop, telefon, samochód służbowy (o ile jest używany zgodnie z zasadami i nie stanowi nielimitowanego bonusu paliwowego do celów prywatnych).
• Zwroty kosztów: Ryczałty za pracę zdalną, diety, zwroty za paliwo w delegacji.

Kiedy i jak informować o wynagrodzeniu?

Kluczowe pytanie brzmi: czy widełki muszą być w ogłoszeniu? Prawo daje pewną elastyczność, ale stawia też sztywne granice. Informację należy przekazać z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z nią, w postaci papierowej lub elektronicznej.

Trzy momenty na przekazanie informacji:

• W ogłoszeniu o pracę: Najbardziej rekomendowane i transparentne rozwiązanie (najlepsza praktyka dla jawności wynagrodzeń w rekrutacji).
• Przed rozmową kwalifikacyjną: jeżeli nie podano widełek w ogłoszeniu.
• Przed zawarciem umowy o pracę: To absolutnie ostateczny termin, ale wysoce ryzykowny, ponieważ może uniemożliwić realne negocjacje.

Wskazówka dla rekruterów: Nie czekaj z informacją o wynagrodzeniu do momentu wysłania draftu umowy. Takie działanie może zostać uznane za pozorne spełnienie obowiązku, ponieważ nie daje kandydatowi przestrzeni na „świadome i przejrzyste negocjacje”, o których mowa w przepisach.

Czy można negocjować poza widełkami?

Tak. jeżeli kandydat posiada unikalne kompetencje, które uzasadniają wyższą stawkę, pracodawca może zaoferować wynagrodzenie wyższe niż pierwotnie zakładany przedział. Ważne jednak, aby ta decyzja była oparta na obiektywnych kryteriach, aby nie narazić się na zarzut dyskryminacji względem innych pracowników.

Neutralność płciowa w ogłoszeniach – pułapki językowe

Nowe przepisy kładą ogromny nacisk na neutralność płciową – zarówno w nazwach stanowisk, jak i w treści ogłoszeń. Nie chodzi tu tylko o poprawność polityczną, ale o realne przeciwdziałanie stereotypom, które mogą zniechęcać jedną z płci do aplikowania.

Jak tworzyć neutralne ogłoszenia?

• Nazwa stanowiska: Powinna być neutralna (np. „Osoba na stanowisko…”) lub uwzględniać obie formy (np. „Kierownik/Kierowniczka”). Dopuszczalny jest też zapis (k/m).
• Język opisu: Unikaj przymiotników kodowanych kulturowo jako męskie (np. „twardy negocjator”, „silna ręka”) lub żeńskie (np. „opiekuńcza”, „wspierająca”).
• Warstwa wizualna: Zdjęcia w ogłoszeniu nie powinny sugerować, iż praca jest przeznaczona tylko dla jednej płci (np. zdjęcie samego mężczyzny przy ofercie na Dyrektora Technicznego).

Dokumentacja procesu i rola systemu ATS

Jednym z największych wyzwań nowych przepisów jest konieczność udowodnienia, iż proces rekrutacji był niedyskryminujący. W przypadku roszczenia kandydata, to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu(„ciężar dowodu w sprawach o dyskryminację jest odwrócony”).

Kluczem jest obiektywizacja i dokumentacja. Intuicja rekrutera („czuję, iż to ten kandydat”) przestaje być wystarczającym argumentem.

Jak zabezpieczyć firmę przed roszczeniami?

• Stosuj ujednolicone kryteria: Każdy kandydat powinien być oceniany według tego samego zestawu pytań i kryteriów kompetencyjnych.
• Dokumentuj decyzje w ATS: Zamiast luźnych notatek na kartce, wprowadzaj oceny (scoring kandydatów) i komentarze bezpośrednio do systemu ATS. To tworzy trwały ślad audytowy.
• Unikaj kryteriów osobistych: Uzasadnienie odrzucenia musi opierać się na braku konkretnych umiejętności lub doświadczenia, a nie na „niedopasowaniu charakterologicznym” czy „brak chemii”.
• Archiwizuj komunikację: Historia maili z informacją o wynagrodzeniu lub notatki z rozmowy, podczas której przekazano widełki, są Twoim dowodem w sprawie.

Checklista neutralności ogłoszenia:
Czy nazwa stanowiska nie sugeruje preferowanej płci?
Czy użyte czasowniki i przymiotniki są inkluzywne?
Czy zdjęcia w ofercie reprezentują różnorodność?
Czy wymagania (np. „dyspozycyjność 24/7”, „siła fizyczna”) są rzeczywiście niezbędne, czy wynikają ze stereotypów?

Zakończenie

Zmiany wchodzące w życie 24 grudnia to sygnał dla działów HR, by uporządkować swoje procesy. Transparentność wynagrodzeń i walka z dyskryminacją to nie chwilowa moda, ale prawny standard, do którego musimy się dostosować. Choć nowe obowiązki mogą wydawać się przytłaczające, odpowiednie przygotowanie – rewizja ogłoszeń, przeszkolenie hiring managerów (tutaj rekomendujemy kontakt z kancelarią Raczkowski) i wdrożenie odpowiedniego systemu – pozwoli przejść przez tę zmianę suchą stopą.

Pamiętaj, iż w razie kontroli lub roszczeń, Twoim najlepszym sprzymierzeńcem jest porządek w dokumentacji. jeżeli jeszcze nie korzystasz z systemu, który automatyzuje zbieranie zgód, tworzenie notatek i scoring kandydatów, to najlepszy moment na zmianę.

Chcesz sprawdzić, jak system ATS może wspierać niedyskryminującą rekrutację i ułatwić zarządzanie nowymi obowiązkami informacyjnymi?

[Umów się na bezpłatną prezentację systemu Traffit i zobacz, jak technologia wspiera compliance w HR!]

Poniżej znajdziesz odpowiedzi na pytania, które pojawiły się podczas webinaru.

1. Widełki Płacowe i Informowanie o Wynagrodzeniu

Jakie firmy będą objęte tym obowiązkiem? Ile osób trzeba zatrudniać?

Obowiązek informacyjny na etapie rekrutacji (informacja o wynagrodzeniu lub widełkach) dotyczy wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Liczba pracowników (np. 100 lub 250) ma znaczenie dopiero w przyszłości przy obowiązkach sprawozdawczych (raportowanie luki płacowej), ale nie przy rekrutacji.

Czy nowe przepisy dotyczą tylko umów o pracę?

„Wszystko to, o czym mówisz dotyczy umów o pracę, nie umów cywilnoprawnych”. Zatem B2B czy umowy zlecenia nie podlegają tym wymogom (chyba iż firma dobrowolnie zdecyduje inaczej).

Czy oferty pracy bez widełek po 24 grudnia muszą zostać zaktualizowane?

Nie ma obowiązku natychmiastowej edycji wszystkich ogłoszeń w systemach. Przepis mówi, iż kandydat musi otrzymać informację. jeżeli ogłoszenie jej nie zawiera, informację tę trzeba przekazać przed rozmową kwalifikacyjną lub najpóźniej przed zawarciem umowy. jeżeli kandydat zapyta o widełki, należy mu je podać.

Jak definiowana jest osoba ubiegająca się o zatrudnienie?

Dotyczy to zarówno kandydatów zewnętrznych, jak i kandydatów wewnętrznych (pracowników aplikujących na inne stanowiska w ramach organizacji).

Czy trzeba pokazać pełne widełki czy realistyczne?

Należy podać początkową wysokość wynagrodzenia lub jego przedział (widełki). Widełki mają umożliwić negocjacje. jeżeli kandydat wynegocjuje stawkę poza widełkami, jest to dopuszczalne, o ile wynika z obiektywnych kryteriów.

Kiedy trzeba podać informację o wynagrodzeniu?

Zgodnie z ustawą:

• W ogłoszeniu o pracę, LUB
• Przed rozmową kwalifikacyjną (jeśli nie było w ogłoszeniu), LUB
• Przed zawarciem umowy o pracę (jeśli nie było wcześniej).

Zatem podanie kwoty dopiero przy ofertowaniu (finalny etap) jest prawnie dopuszczalne, choć ryzykowne wizerunkowo (kandydat może zrezygnować wcześniej).

Czy można pytać o oczekiwania finansowe kandydata?

Tak. Można zapytać kandydata: „Ile chcesz zarabiać?”. Można to zrobić choćby jeżeli sami podaliśmy widełki.

Czy jeżeli przekazujemy informację w wersji papierowej, kandydat musi pokwitować odbiór?

Nie ma takiego prawnego wymogu, a ekspertka odradza to ze względów relacyjnych. Wystarczy odnotowanie faktu przekazania informacji, np. w mailu podsumowującym spotkanie (follow-up) lub w systemie ATS.

Czy musimy podać kryteria (np. doświadczenie)?

Tak, widełki lub kwota powinny być oparte na obiektywnych, neutralnych kryteriach. Pracownik w przyszłości będzie miał prawo do informacji o kryteriach ustalania wynagrodzenia.

Czy po 24 grudnia trzeba przerobić wszystkie ogłoszenia?

Nie ma obowiązku zmiany wszystkich starych ogłoszeń „na już”, ale w toczących się procesach kandydaci muszą otrzymać wymagane informacje.

2. Składniki Wynagrodzenia i Benefity

Jak przedstawiać informacje o regulaminie wynagradzania/ZUZP?

Wystarczy przedstawić informację o odpowiednich postanowieniach (wyciąg), a nie cały dokument. Chodzi o te zapisy, które determinują wynagrodzenie na danym stanowisku (np. grupa zaszeregowania, dodatki).

Czy w wynagrodzeniu ujmujemy benefity (Multisport, opieka medyczna)?

Nie. Świadczenia takie jak pakiety medyczne, karty sportowe (dobrowolne benefity), bony świąteczne czy świadczenia z ZFŚS nie są uwzględniane w informacji o wynagrodzeniu.

Czy należy podawać wysokość premii?

Tak, w informacji o wynagrodzeniu należy ująć składniki uzupełniające lub zmienne, w tym premie (zarówno regulaminowe, jak i uznaniowe, jeżeli są wypłacane systematycznie). jeżeli nie da się podać kwoty, należy wskazać kryteria jej przyznawania.

Jak podać rekompensatę za nadgodziny?

Wymieniamy ją jako składnik uzupełniający/zmienny.

Czy PPE (Pracownicze Programy Emerytalne) to element wynagrodzenia?

Tak, „emerytury pracownicze” są wymienione jako składnik uzupełniający.

Co z samochodem służbowym?

Standardowo traktujemy go jako narzędzie pracy (nie wliczamy do wynagrodzenia). Wyjątkiem jest sytuacja „no limit/full wypas”, gdzie pracodawca pokrywa w pełni koszty paliwa również za podróże prywatne (np. wakacje) – wtedy może to być uznane za element wynagrodzenia.

Prowizja od sprzedaży?

Tak, jest to składnik wynagrodzenia. Ponieważ kwota jest zmienna, należy podać zasady/kryteria (np. % od sprzedaży) lub średnie poziomy dla danej grupy.

Dodatek za pracę zdalną?

Nie. Ryczałty i zwroty kosztów (za prąd, internet itp.) nie są uwzględniane jako wynagrodzenie.

3. Neutralność Płciowa Nazw Stanowisk i Ogłoszeń

Czy nazwa stanowiska w ogłoszeniu musi być tożsama z umową o pracę?

Nie. W ogłoszeniu nazwa musi być neutralna płciowo, ale w umowie o pracę (dokumentacji kadrowej) może pozostać nazwa systemowa (np. „Ślusarz”). Nie ma obowiązku zmieniania nazw stanowisk w systemach kadrowych u obecnych pracowników.

Czy zapis „Technolog (k/m)” spełnia warunki?

Tak. jeżeli trudno o nazwę neutralną, dodanie „(k/m)” lub „(kobieta/mężczyzna)” jest dopuszczalne.

Czy nazwy angielskie („Engineer”) są neutralne?

Często są traktowane jako bardziej neutralne, ale istotny jest też kontekst, treść ogłoszenia i grafiki (zdjęcie samego mężczyzny przy neutralnej nazwie to błąd).

A co z BHP (np. dźwiganie ciężarów)?

Jeśli przepisy BHP zabraniają kobietom pracy na danym stanowisku (np. ze względu na normy dźwigania), można w ogłoszeniu wskazać, iż oferta jest skierowana do mężczyzn. Jest to obiektywne kryterium prawne.

Czy musimy zmieniać nazwy u już zatrudnionych?

Nie ma takiego obowiązku prawnego.

4. Inne Zagadnienia Rekrutacyjne

Czy przepisy dotyczą rekrutacji wewnętrznych?

Tak, dotyczą również pracowników aplikujących na inne stanowiska wewnątrz firmy.

Jakie są kary za złamanie przepisów?

Obecnie nie ma mandatów od Inspekcji Pracy (PIP) za brak informacji o wynagrodzeniu w rekrutacji (w przeciwieństwie do RODO). Ryzykiem są roszczenia odszkodowawcze przed sądem pracy (np. o dyskryminację) oraz straty wizerunkowe (zły PR).

Odrzucenie kandydata ze względu na lokalizację (brak relokacji)?

Można to zrobić. Jest to kryterium obiektywne (koszty, dostępność), o ile nie jest pretekstem do dyskryminacji.

Jak odrzucić kandydata „niepasującego kulturowo”?

Należy unikać sformułowań typu „niepasowanie kulturowe”, „inna energia”, „brak chemii”. Uzasadnienie musi opierać się na mierzalnych faktach i profesjonalnych parametrach, np. „kandydat nie przedstawił argumentów X”, „preferowany styl komunikacji niezgodny ze standardem zespołu”. Należy odwoływać się do konkretnych kompetencji z profilu stanowiska.